En esta sección se introducen los albaranes de ventas a clientes, paso necesario antes de realizar una factura. No se puede realizar una factura sin que previamente exista uno o varios albaranes que formen parte de ella. (Excepto si se realiza una orden de trabajo en el pack “Talleres”)

La pantalla se divide en tres partes:  la superior o cabecera, la grid central o de líneas, y la inferior o pie del albarán. Una vez se han introducido los datos necesarios de la cabecera hay que pulsar ENTER o sobre el botón “Aceptar”, para dar paso a la introducción de los datos de las líneas.

CABECERA:

• Serie: Se trata de una combinación de hasta 3 caracteres (letras y/o números que determinan el conjunto de albaranes que se deseen organizar por una característica concreta (año, tipo de venta, delegación, devolución, etc.). Por defecto aparecerá la última que se haya introducido, aunque también se puede establecer una serie determinada según la clasificación del cliente). Asimismo se puede establecer que una serie determinada no mueva stock, o lo mueva en un almacén concreto (para ésto último tiene que estar activada la opción multialmacén)
• Nº de albarán: Es un número que identifica de manera única a cada albarán dentro de la serie . Por defecto aparecerá el número correlativo dentro la serie establecida, aunque se pueda introducir el número deseado de forma manual (no se recomienda). Es un campo obligatorio y admite un máximo de 9 dígitos.
• Su referencia: Combinación de letras y/o cifras que identifican el albarán de una manera alternativa a la serie y el número. Puede utilizarse para introducir el número de un talonario físico, o el identificador que tiene nuestro albarán para el cliente. Puede repetirse.
• Fecha y hora: Momento exacto en el que se realiza la venta. Por defecto aparece la del sistema, aunque se puede modificar. Es un campo requerido por la aplicación.
• Cliente: Código y nombre del cliente al que se realiza la venta. Campo requerido por la aplicación. Se puede seleccionar mediante cualquiera de los dos desplegables de arriba a la derecha,  que están ordenados de manera ascendente. En el caso del desplegable de nombre, se puede escribir parte del texto, y pulsando en la tecla tabulador aparecerá una lista con todos los clientes que contengan dicha cadena dentro del nombre o la razón social.
• Los datos siguientes se rellenarán automáticamente al escoger el cliente, aunque se pueden modificar, así como seleccionar una de las delegaciones o direcciones de envío de mercancías de dicho cliente, que también puedan tener información diferente:

• • Razón alternativa: la razón social de la ficha del cliente o el nombre de la delegación
  • Dirección
  • Código Postal
  • Población
  • Provincia
  • NIF

• Situación: Es un campo necesario que indica el estado de facturación del albarán. Inicialmente por defecto la situación será “Albarán de salida”, es decir, pendiente de facturar. Una vez se haya realizado una factura que incluya al albarán, la situación pasará a ser “Facturado” y se mostrará el nº de la factura en la que éste se haya incluido. Otra situación es “Bloqueado“, que se puede establecer o quitar desde la pantalla de Generación de Facturas.
• Pedido: Este apartado se rellenará cuando la venta esté destinada a satisfacer un pedido de venta introducido en el sistema. Existen dos desplegables para seleccionar el pedido, por serie y número, en los que sólo se mostrarán aquellos pedidos en situación “Pendiente” del cliente que se haya escogido con anterioridad.
• Observaciones: Por defecto aparecerán las que figuran en la ficha del cliente

LÍNEAS

• Código de producto: Referencia con la que se ha identificado el artículo en la pantalla de Almacén–> Productos.  Se puede escoger con un desplegable ordenado alfabéticamente. Si al escribir el código, el sistema no lo encontrase en la base datos, buscará si coincidiera con el código EAN de algún producto, apareciendo el código producto en dicha columna. Y en caso de tampoco existir,  buscará si coincidiera entre las referencias de productos de clientes.  Este campo no es obligatorio. Si la columna se quedara en blanco bien por no existir, o bien por no haber escrito nada, la línea se considera que es “Manual“. Hay que tener en cuenta además que si, tanto el producto como el cliente tienen marcada la opción de “Inversión de Sujeto Pasivo” en sus respectivas fichas, dicho albarán tiene que ser de la serie establecida para ello  en la Configuración Avanzada, en la pestaña de Facturación.
• Descripción: Denominación del producto. También se puede escoger de un desplegable ordenado alfabéticamente, en el cual se puede escribir parte del nombre, y tras pulsar en el tabulador, aparecerá una lista con los productos que contengan dicha cadena
• Cajas: Si en la ficha del artículo están establecidas las unidades por paquete de venta, automáticamente en cantidad aparecerá la multiplicación de dichas unidades por la cajas introducidas aquí.
• Cantidad: La cantidad de venta del concepto de esa línea. Puede ser entero, fraccionario , e incluso negativo (normalmente para las devoluciones o rectificativas) En el caso de que se trate de un albarán contra un pedido, este apartado se rellenará automáticamente con las unidades pendientes de enviar, aunque se pueda modificar. Hay que tener en cuenta que el pedido solamente se marcará automáticamente como servido en el momento que todas las cantidades de todas las líneas estén servidas. Mientras las unidades servidas no sean mayor o igual a las pedidas, dicha línea de pedido (y por tanto la cabecera) quedará en estado pendiente, pudiendo hacer de esta forma que un único pedido pueda formar parte de varios albaranes.
• Precio: Por defecto se rellenará con lo que esté asignado en los siguientes apartados (por orden de preferencia: pedidos de venta, promociones,  precios acordado por producto y cliente, precio por delegación, tarifa de precios, ficha de productos) pero puede ser modificado. Si no coincide con la ficha se mostrará de color rojo, y si se trata de un precio por delegación en amarillo.
• Descuentos: Se trata de 3 porcentajes acumulados. La media aritmética de los 3 será el importe descontado finalmente. Por defecto aparecerá con la misma lógica que el precio, añadiendo la posibilidad del descuento por clasificación y familia.
• Nº O.F.: Corresponde al número de Orden de Fabricación.
• Unidades facturadas: Este apartado se rellenará automáticamente con las unidades facturadas.
• Situación: Indica la situación en la que se encuentra la línea: Bloqueada <B>,  Facturada <F>o Pendiente <P>.
• Bultos: Número de paquetes para el porte
• Lote: Consultar Trazabilidad
• Talla y Color: Aparecerá un desplegable con aquellas tallas y colores de las que haya stock del producto, pudiendo escribir otras diferentes.
• Almacén: Se indica el almacén del cual se va a descontar el stock en caso de que esté activada la opción multialmacén,
• I.V.A.: Se pude elegir entre los porcentajes existentes en Facturación–> Tipos de IVA. Por defecto se cargará aquel establecido en la ficha del producto. En caso de líneas manuales, se marcará el porcentaje establecido en Utilidades –> Configuración.
• Beneficio: Diferencia entre el precio de coste y el de venta. Puede entenderse como precio de coste el de última compra del producto o el precio medio de compra según lo que esté marcado en la Configuración Avanzada -> Datos –>Beneficio sobre.
• Dimensiones: Largo, ancho y alto. Para que se muestren debe estar activada la opción “Dimensiones” en Configuración Avanzada –> Datos –> Denominación de columnas

Los siguientes apartados se actualizarán automáticamente a medida que vayamos realizando operaciones de compra y/o venta.

• Existencias
• Unidades pendientes recibir
• Unidades pendientes fabricar
• Unidades pendientes de entregar
• Reserva de fabricación:
• Existencias disponibles

PIE DEL ALBARÁN

• Portes: Por defecto aparecerá el dato introducido en la ficha del cliente, aunque se puede modificar.
• Forma de envío
• Forma de pago: aparecerá automáticamente la del cliente al seleccionarlo, se puede modificar. Es un un campo obligatorio.
• Peso Total: el total de peso calculado multiplicando la cantidad por el “Peso específico” de la pestaña “Ficha técnica” de cada producto
• Peso Bruto: se puede establecer de manera manual, si no se establece ninguno tomará el Peso Total
• Bultos
• Descuento: Aparecerá el descuento establecido en la ficha del cliente, si bien este se puede modificar.
• Base Imponible: Suma total menos descuento
• Impuestos: Cuota de I.V.A. y recargo de equivalencia.
• Total: Suma de la Base Imponible más los impuestos.

Excepcionalmente, existe la opción de realizar la orden de expedición, que es un documento previo al albarán de salida. En primer lugar, se realizaría la orden de expedición, para más tarde convertirla en albarán.